O eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas) foi instituído pelo Decreto nº 8.373, de 2014. É um sistema pelo qual os empregadores comunicam ao Governo informações sobre os trabalhadores, como contribuições previdenciárias, folha de pagamento e informações sobre o FGTS. O projeto do Governo Federal do Brasil visa unificar o envio dos dados sobre trabalhadores em um um único site e permite que as empresas forneçam as informações uma única vez. Em 2018, após passar por alterações, o eSocial se tornou-se realidade operante para muitas todas as empresas brasileiras. A implantação gradual do eSocial, chegou a outra fase em fevereiro de 2019, quando mais de um milhão de empresas de médio porte tiveram que fechar a folha de pagamento dos funcionários através do sistema.
Para a supervisora de RH Alessandra dos Santos, uma das mudanças mais significativas aconteceu na folha de pagamento, que teve os prazos para envio das informações reduzidos. “O eSocial exige a inclusão das informações de todos os trabalhadores antes da emissão da folha, por isso, o empregador deve ter cuidado ao preencher o cadastro dos trabalhadores”, conta. Uma das soluções para atender aos prazos curtos é investir em tecnologia. Com a ajuda de softwares de gestão de ponto, o empregador consegue automatizar processos e ter acesso às informações de maneira mais simples e rápida.
A Ahgora, empresa na qual Alessandra trabalha, desenvolve softwares e hardwares de gestão de ponto e acesso que entregam informações estratégicas para aumentar a eficiência operacional das organizações. Segundo a supervisora de RH, “as principais vantagens de adotar o uso de tecnologia na gestão de presença dos colaboradores são o acesso facilitado a informações em tempo real, integração de dados e legitimidade das informações coletadas”. Um exemplo dessas aplicações é o Ahgora PontoWEB, que possibilita o gerenciamento online de ponto eletrônico com armazenamento em nuvem, onde todas as informações ficam seguras e são atualizadas em tempo real. Ele atende múltiplas unidades, perfis de usuários, escalas e jornadas e ainda tem integração com sistemas de folha de pagamento de mercado e ERPs (Planejamento dos Recursos da Empresa).
Segundo o contador Luiz Corrêa, sócio da Administrar Online e cliente da Ahgora, a tecnologia trouxe um ganho de produtividade significativo no departamento pessoal de sua empresa. “Nós tínhamos cerca de três funcionários fazendo a contagem de ponto manual na última semana do mês. Hoje, essa é uma realidade que não existe mais, uma vez que a tecnologia da Ahgora conversa diretamente com o meu programa de apontamento de folha”, conta. Para cumprir com os prazos e obrigações do eSocial, ele aconselha os colegas contadores a também utilizarem a tecnologia como aliada: “Você, contador, não vai indicar para o seu cliente um equipamento que não converse com o seu sistema de folha de pagamento. Seja qual for a sugestão que você for dar, a ideia é que se aproprie de tecnologia para melhorar a performance do departamento contábil”.
Sobre o eSocial
A transmissão eletrônica dos dados tem como objetivo facilitar o envio e melhorar a qualidade das informações referentes às obrigações trabalhistas, previdenciárias e tributárias das organizações. Além disso, o eSocial possibilita a redução da burocracia para as empresas, substituindo os formulários e declarações, que antes eram enviados separadamente, por um sistema unificado. Com a implantação do eSocial, a rotina dos setores de RH das empresas também passaram por alterações, já que o sistema exige que as empresas enviem os dados praticamente em tempo real.