Seja sociedade limitada, seja sociedade anônima, anualmente, nos 4 (quatro) primeiros meses seguintes ao término do exercício social, os sócios e acionistas devem se reunir em Reunião ou Assembleia Geral, para aprovação das demonstrações financeiras e demais documentos pertinentes à Sociedade.

Considerando que, salvo estipulação em contrário, o exercício social coincide com o ano civil, as reuniões e assembleias devem ser realizadas até o dia 30 de abril de cada ano.

Entretanto, há quem não dê a devida atenção a essa obrigação, que costuma ser negligenciada em razão dos custos e trâmites burocráticos envolvidos, como a necessidade de divulgação de informações contábeis e financeiras, bem como pela ausência de previsão expressa no Código Civil de qualquer tipo de penalidade pela não aprovação das contas.

Ocorre que, ao negligenciar tal obrigação, tanto o administrador quanto a Sociedade podem sofrer consequências negativas. A aprovação, sem reserva, das demonstrações financeiras e das contas, exonera de responsabilidade os administradores e membros do conselho fiscal. De outro lado, para a Sociedade, não estar com as contas aprovadas pode, por exemplo, inviabilizar ou retardar a realização de operações com agente públicos e privados, a participação em licitações, e até a tomada de crédito com instituições financeiras. Para os sócios, por sua vez, a aprovação de contas demonstra independência e transparência na condução geral dos negócios, refletindo observância à legislação e às boas práticas do mercado.

Ademais, será necessário observar as formalidades relativas às publicações legais das demonstrações financeiras previamente a realização da reunião ou da assembleia. Há casos em que esta formalidade pode ser dispensada para as sociedades por ações de capital fechado, ou em que pode ser exigida para as sociedades limitadas.

Importante ressaltar que tais atas das reuniões/assembleias devem ser posteriormente arquivadas na Junta Comercial do Estado da sede da Sociedade. A não publicação e aprovação das demonstrações financeiras pelos sócios ou acionistas pode acarretar na responsabilização solidária dos membros da administração por atos praticados em nome da Sociedade.

A Silva, Santana & Teston Advogados coloca-se à disposição para prestar esclarecimentos acerca deste e de outros temas societários.

*Fonte: Silva, Santana & Teston Advogados