Aliar o sistema de gerenciamento de projetos ao planejamento estratégico, à integração e ao acompanhamento em tempo real das atividades desenvolvidas em diferentes áreas da empresa. Foi com este desafio que a Eletrosul Centrais Elétricas, concessionária de serviços públicos de transmissão e geração de energia elétrica no sul do Brasil, adotou o sistema Channel de gerenciamento de projetos.
Aliar o sistema de gerenciamento de projetos ao planejamento estratégico, à integração e ao acompanhamento em tempo real das atividades desenvolvidas em diferentes áreas da empresa. Foi com este desafio que a Eletrosul Centrais Elétricas, concessionária de serviços públicos de transmissão e geração de energia elétrica no sul do Brasil, adotou o sistema Channel de gerenciamento de projetos.
Desenvolvido pela catarinense JExperts Tecnologia, o sistema Channel possibilita a integração entre o acompanhamento dos objetivos estratégicos e o gerenciamento de projetos. A empresa define seus objetivos estratégicos e acompanha todos os projetos envolvidos para alcançá-los, identificando falhas e sucessos em atividades, cronogramas, orçamentos dos projetos e demais itens que afetam o desempenho.
O Channel, que começou a ser utilizado por uma área específica da empresa para o gerenciamento de projetos, em 2009, aos poucos ganhou atenção e reconhecimento das demais áreas. Depois de um processo de customização, atualmente o sistema envolve, em uma única ferramenta, o controle dos objetivos estratégicos, através do Balanced Scorecard – BSC, e os projetos da empresa, disponibilizados on-line a todas as áreas envolvidas.
O conhecimento e a adaptação da ferramenta ao ambiente foram fatores decisivos. “O processo de adoção na Eletrosul foi o inverso do que se costuma ter. Ao invés de contratar uma ferramenta e impor para as pessoas, uma ferramenta que já estava sendo utilizada foi customizada”, afirma a gerente de Assessoria de Gestão Empresarial da Eletrosul, Sandra Peres.
“Nós vimos o desempenho que a ferramenta estava tendo no departamento de engenharia, com informações on-line e em tempo real sobre os projetos, acompanhamento das obras e orçamentos. Essa utilização gerou interesse de outras áreas, como a Assessoria de Responsabilidade Social, Assessoria de Engenharia e Novos Negócios e Assessoria de Implantação de Projetos. Assim, a ferramenta foi se disseminando na empresa”, ressalta Sandra.
Metodologia
Após o levantamento de informações junto aos gestores de projetos da Eletrosul, a JExperts definiu um modelo de solução que atendesse às principais demandas. Várias customizações foram realizadas no sistema, também com o objetivo de aproximar os usuários e envolvê-los ativamente no processo de implantação da tecnologia. As demandas foram trabalhadas individualmente, em ciclos incrementais. Aos poucos, começou a padronização dos indicadores e a simplificação do processo de atualização dos dados, envolvendo e integrando ferramentas já utilizadas pela empresa, como planilhas e correio eletrônico.
Ao longo de seis meses, a empresa concentrou esforços em atender a toda essa demanda, mantendo a orientação teórica das práticas de BSC e PMBok. O processo incluiu customização das ferramentas, treinamentos e início de utilização nas áreas que demonstraram interesse dentro da empresa. A mudança, que iniciou na área técnica, rapidamente foi adotada pela área estratégica para o acompanhamento de objetivos, metas e indicadores do BSC. Ao final do processo, a empresa alcançou um sistema único para gestão estratégica, tática e operacional, integrando completamente o planejamento estratégico e o gerenciamento de projetos.
O sucesso na customização do Channel despertou o interesse de outras áreas da Eletrosul. A não imposição da ferramenta continua como um diferencial na empresa. A adesão à ferramenta é cada vez maior. “Outras áreas começaram a utilizar o Channel não por uma postura impositiva, mas porque viram que é uma ferramenta que pode ser utilizada para beneficiar e auxiliar no gerenciamento”, ressalta a gerente. “O ganho que vemos com a utilização dessa ferramenta é que, antes, ela era usada apenas para gerenciamento de projetos, mas hoje também fornece indicadores estratégicos para a empresa que, de uma forma ou de outra, auxilia na tomada de decisões”. Através do Channel, o Comitê de Sustentabilidade da Eletrosul faz acompanhamentos mensais das atividades realizadas, assim como a diretoria executiva o utiliza para avaliações trimestrais de seus projetos estratégicos.
Desafios
Dois são os principais desafios para o gerenciamento de projetos da Eletrosul em 2010. O primeiro corresponde à aderência de todos os departamentos que trabalham com projetos ao software Channel. Através dessa mudança organizacional, espera-se a padronização de todos os projetos e ações estratégicas gerenciadas pela Eletrosul.
O segundo é a incorporação desta prática à rotina diária das áreas, alimentando e atualizando continuamente as informações necessárias para a efetividade do sistema e do processo.
Sobre a Eletrosul
A Eletrosul Centrais Elétricas S.A. é uma empresa subsidiária das Centrais Elétricas Brasileiras S.A. (Eletrobras), vinculada ao Ministério de Minas e Energia. É uma sociedade de economia mista de capital fechado, concessionária de serviços públicos de transmissão e geração de energia elétrica. Com sede em Florianópolis e atuação preponderante nos estados da região Sul e Mato Grosso do Sul, realiza estudos e projetos, constrói e opera instalações de transmissão e de geração de energia elétrica, investe em pesquisa e desenvolvimento, fomenta o uso de fontes alternativas de energia, presta serviços de telecomunicação e pratica outros atos de comércio decorrentes destas atividades.
Sobre a JExperts
Fundada em 2002, a JExperts Tecnologia é uma empresa de base tecnológica sediada em Florianópolis (SC). Atualmente, possui duas frentes de atuação – fábrica de software e desenvolvimento de soluções para gestão estratégica e gerenciamento de portfólios. Mais informações sobre a empresa e as soluções desenvolvidas estão disponíveis em www.jexperts.com.br.
Assessoria de Imprensa da JExperts Tecnologia